Электронный документооборот: возможности и преимущества
Все чаще руководители принимают решение о внедрении в возглавляемых компаниях систем электронного документооборота, дабы самим оценить всю прелесть новой технологии работы с документами. Давайте разберемся, что же это такое и «с чем его едят».
1. Что такое электронный документооборот?
Начнем сначала с определения самого документооборота
Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления; комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.
Электронный документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».
Есть еще ряд понятий, напрямую связанных с электронным документооборотом.
Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, подписанный электронной цифровой подписью (ЭЦП) и сохранённый на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.
2. Основные принципы электронного документооборота
- Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.
- Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения.
- Непрерывность движения документа, позволяющая определять ответственного за исполнение документа в каждый момент времени жизни документа.
- Единая база документарной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.
- Эффективная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимумом информации о нём.
- Удобная система отчётности по различным атрибутам документов.
3. Возможности электронного документооборота
Внедрение системы автоматизации документооборота и делопроизводства обеспечивает:
- регистрацию, учет и хранение документов;
- оперативный доступ к документам и отчетной информации;
- эффективное управление процессами движения документов;
- сокращение времени процедур согласования документов и принятия решений;
- повышение исполнительской дисциплины;
- снижение финансовых затрат на документооборот и делопроизводство.
4. Решаемые задачи
Задачи, наиболее часто решаемые сегодня с помощью системы это:
- автоматизация канцелярии;
- электронный архив документов;
- корпоративный электронный документооборот (workflow).
- управление договорным процессом;
- автоматизация работы с документацией СМК (системы менеджмента качества);
- автоматизация обращений граждан.
5. Преимущества перехода на электронный документооборот
Система электронного документооборота предназначена для построения эффективной системы управления бизнес-процессами и документами компании.
Инструментарий, входящий в систему электронного документооборота, позволяет реализовать технологии электронного документооборота в любой компании, независимо от ее численности и формы собственности.
Система электронного документооборота рассчитана на работу как в рамках небольшой структуры, например, канцелярии, отдела, департамента или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков.
© Ирина Семенова