от

Электронный документооборот: возможности и преимущества

Все чаще руководители принимают решение о внедрении в возглавляемых компаниях систем электронного документооборота, дабы самим оценить всю прелесть новой технологии работы с документами. Давайте разберемся, что же это такое и «с чем его едят».

1. Что такое электронный документооборот?

Начнем сначала с определения самого документооборота.

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления; комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.

Электронный документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Есть еще ряд понятий, напрямую связанных с электронным документооборотом.

Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, подписанный электронной цифровой подписью (ЭЦП) и сохранённый на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

2. Основные принципы электронного документооборота.

  • Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.
  • Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения.
  • Непрерывность движения документа, позволяющая определять ответственного за исполнение документа в каждый момент времени жизни документа.
  • Единая база документарной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.
  • Эффективная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимумом информации о нём.
  • Удобная система отчётности по различным атрибутам документов.

3. Возможности электронного документооборота.

Внедрение системы автоматизации документооборота и делопроизводства обеспечивает:

  • регистрацию, учет и хранение документов;
  • оперативный доступ к документам и отчетной информации;
  • эффективное управление процессами движения документов;
  • сокращение времени процедур согласования документов и принятия решений;
  • повышение исполнительской дисциплины;
    снижение финансовых затрат на документооборот и делопроизводство.

4. Решаемые задачи.

Задачи, наиболее часто решаемые сегодня с помощью системы это:

  • автоматизация канцелярии;
  • электронный архив документов;
  • корпоративный электронный документооборот (workflow).
    управление договорным процессом;
  • автоматизация работы с документацией СМК (системы менеджмента качества);
  • автоматизация обращений граждан.

5. Преимущества перехода на электронный документооборот.

Система электронного документооборота предназначена для построения эффективной системы управления бизнес-процессами и документами компании.

Инструментарий, входящий в систему электронного документооборота, позволяет реализовать технологии электронного документооборота в любой компании, независимо от ее численности и формы собственности.

Система электронного документооборота рассчитана на работу как в рамках небольшой структуры, например, канцелярии, отдела, департамента или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков.

© Ирина Семенова



При использовании материалов ссылка на it-konsultant.ru обязательна